आमतौर पर हम हर दिन किसी न किसी को ईमेल करते हैं। कभी-कभी यह आधिकारिक होता है और कभी-कभी यह व्यक्तिगत होता है। आज हम आपको प्रोफेशनल ईमेल लिखने से जुड़ी कुछ अहम बातें बताने जा रहे हैं, जिनका ध्यान रखना बेहद जरूरी है। आइए जानते हैं क्या हैं ये चीजें.
विषय पंक्ति स्पष्ट हो
ईमेल भेजते समय विषय पंक्ति बिल्कुल स्पष्ट होनी चाहिए। कई बार लोग लंबे-लंबे ईमेल लिखते हैं, लेकिन यह पता नहीं चल पाता कि यह किस बारे में है। ऐसे ईमेल को पढ़ने में न केवल बॉस का काफी समय खर्च होता है बल्कि इसका असर आपकी छवि पर भी पड़ता है। दरअसल, प्रत्येक ईमेल को व्यक्तिगत रूप से जांचना लगभग असंभव है, खासकर उन लोगों के लिए जो किसी बड़ी कंपनी में बड़ी टीमों का नेतृत्व करते हैं। इसलिए यह बहुत जरूरी है कि आपके ईमेल का विषय बिल्कुल स्पष्ट हो, ताकि तुरंत पता चल सके कि यह ईमेल किस लिए है. उदाहरण के लिए, यदि आप त्रैमासिक बिक्री रिपोर्ट भेज रहे हैं, तो पूरी विषय पंक्ति में “त्रैमासिक बिक्री पर रिपोर्ट” लिखें। केवल रिपोर्ट लिखकर न छोड़ें। इससे आपके बॉस या सहकर्मियों को तुरंत पता चल जाता है कि यह किस बारे में है, जिससे उनके लिए मेल को समझना आसान हो जाता है। इससे उनका भी समय बचेगा.
प्रणाम बहुत महत्वपूर्ण है
प्रोफेशनल ईमेल भेजते समय लोगों को विषय पंक्ति के साथ-साथ अभिवादन का भी विशेष ध्यान रखना चाहिए। जब भी आप बॉस, वरिष्ठ या किसी अन्य को आधिकारिक ईमेल भेज रहे हों, तो इसे “प्रिय एबीसी” या “सम्मानित एबीसी” के साथ संबोधित किए बिना भेजें।
क्रॉस चेक करें
प्रोफेशनल ईमेल लिखने के बाद उसे भेजने से पहले एक बार जरूर पढ़ें। जांचें कि क्या कोई शब्द, वर्तनी और अन्य जानकारी गलत तो नही है। अगर ऐसा होता है तो इसे सुधार लें, क्योंकि अगर कहीं भी व्याकरण की गलती पकड़ी जाती है तो यह आपके ज्ञान पर भी सवाल उठाती है। इसलिए इस बात का ध्यान रखें।
रिप्लाई ऑल न करें
बॉस या सीनियर को ईमेल भेजते समय यह देख लें कि आप सभी को तो नहीं भेज दे रहे हैं, क्योंकि यह जानकारी आपके सीनियर या संबंधित व्यक्ति के अलावा किसी और के लिए उपयोगी नहीं है, तो उनका समय बर्बाद होगा। इसके अलावा आपकी छवि भी नकारात्मक बनेगी।
